WhatsApp para advogados: atendimento do escritório de advocacia com triagem e sigilo

Por que o WhatsApp do escritório fica difícil de controlar?

Fica difícil porque o atendimento nasce no celular de uma pessoa. O contato de um possível cliente cai no WhatsApp do sócio, a secretária responde de outro aparelho e o advogado do caso nem sempre sabe o que foi dito.

Os problemas mais comuns:

• Triagem manual. Chegam pedidos de áreas em que o escritório não atua, e alguém precisa ler cada um para decidir quem responde.
• Cliente perguntando do processo. A mesma dúvida ocupa o advogado várias vezes por semana.
• Sigilo espalhado. Fotos de documentos e relatos do caso ficam no celular pessoal, misturados com conversas particulares.
• Histórico que sai pela porta. Quando um advogado deixa o escritório, as conversas vão com o aparelho.

Com a Vensy, vários atendentes usam o mesmo WhatsApp, cada conversa tem um responsável e o histórico fica com o escritório. O Instagram Direct e o chat do site entram na mesma caixa de entrada.

Como montar o atendimento do escritório de advocacia no WhatsApp?

Monte o atendimento em seis etapas, separando desde o início quem é cliente de quem está chegando. O chatbot é configurado em um editor visual, sem programar.

Etapa	O que acontece	Recurso
1. Identificação	O chatbot pergunta se a pessoa já é cliente do escritório	Chatbot com pergunta de opções
2. Triagem	Quem está chegando escolhe a área (Trabalhista, Família, Previdenciário, Cível) e informa a cidade	Perguntas de opções e abertas, etiquetas
3. Informações	Um agente de IA explica como funciona a primeira reunião, que documentos levar, endereço e horários	Agentes de IA
4. Distribuição	A conversa vai para o departamento da área e para o advogado online com capacidade livre	Roteamento
5. Registro	O chatbot cria um negócio no funil de novos casos	CRM
6. Gestão	O sócio acompanha a fila e o tempo de primeira resposta por área	Painel com SLA

Na distribuição, a conversa vai para quem está online, no departamento de destino e com capacidade livre. Entre os disponíveis, recebe quem tem menos conversas em andamento. Sem ninguém disponível, ela espera na fila. Fora do expediente de cada área, o contato recebe uma mensagem automática.

No CRM, o funil de novos casos pode ter as etapas Triagem, Reunião agendada e Proposta de honorários. O contrato assinado vira ganho. Perdas ficam com motivo, como “fora da área de atuação” ou “conflito de interesses”, e mostram quantos pedidos chegam fora do perfil do escritório. Campos personalizados guardam área, comarca e origem do contato.

O que o chatbot e a IA podem fazer em um escritório de advocacia?

Podem acolher, informar e encaminhar. A análise do caso e a orientação jurídica ficam com o advogado.

O Provimento 205/2021 da OAB permite o chatbot para facilitar a comunicação ou melhorar a prestação do serviço, desde que ele não afaste a pessoalidade nem suprima a imagem, o poder decisório e as responsabilidades do profissional. Configure a Vensy com esse limite:

• Instruções e documentos da IA. Envie as áreas de atuação, como funciona a consulta inicial e a lista de documentos para a primeira reunião (PDF, TXT, Markdown ou imagens, até 10 MB por arquivo). A IA responde com base nesse material, não consulta sistemas externos e pode errar.
• Saídas claras. Defina que, diante de um relato de caso ou pedido de opinião, a IA transfere a conversa para o departamento da área. Você também define um limite de turnos.
• Triagem curta. Peça ao chatbot só o necessário para encaminhar: área, cidade e se já é cliente. O relato detalhado fica para a conversa com o advogado.
• Resposta humana interrompe o bot. Quando o advogado entra na conversa, o chatbot para.

Como atender clientes com processo em andamento pelo WhatsApp?

Mande o cliente que já tem processo para um departamento próprio, com histórico e notas internas, e responda às dúvidas repetidas com respostas rápidas.

Quem responde “já sou cliente” vai para a secretaria ou para o departamento do advogado responsável. A equipe usa notas internas para registrar a orientação do advogado sem que o cliente veja, e transfere a conversa quando a dúvida exige análise. O histórico inteiro fica na conversa, então quem assume sabe o que já foi dito.

Para avisar um cliente que não fala com o escritório há mais de 24 horas, a API oficial exige um template aprovado pela Meta. Um aviso como “há uma atualização no seu processo, responda para falar com a equipe”, se aprovado pela Meta como utilidade, custa R$ 0,0350.

API oficial ou QR Code para escritório de advocacia?

Para o número principal do escritório, a API oficial é a opção mais estável. O custo da Meta é baixo nesse volume, e o QR Code (não oficial) coloca em risco o canal com clientes que estão no meio de um processo.

API oficial (Cloud API da Meta):

• Fora da janela de 24 horas após a última mensagem do cliente, o escritório só envia template aprovado pela Meta.
• A partir de 1º de outubro de 2026, as respostas dentro da janela (mensagens de serviço) passam a ser cobradas, a R$ 0,0350 cada, com 1.000 grátis por mês por número.
• O escritório paga a Meta direto, com o próprio meio de pagamento. A Vensy não revende nem cobra margem.
• A conexão usa as credenciais da conta do escritório na Meta, e a equipe da Vensy ajuda a configurar.

QR Code (não oficial):

• O celular continua funcionando, e o que é enviado por ele aparece na caixa de entrada. Não há tarifa da Meta.
• Os Termos do WhatsApp proíbem apps não autorizados. A conta pode ser restringida ou banida, e o risco é do escritório.

O comparativo completo está em API oficial ou QR Code.

Quanto custa o atendimento por WhatsApp em um escritório?

Um escritório com 5 advogados, uma secretária e um número na API oficial gasta em torno de R$ 346 por mês, somando Vensy e Meta. É uma estimativa, sem impostos, com as tarifas da Meta em reais vigentes a partir de 1º de outubro de 2026.

Premissas: 250 novos contatos por mês com 12 mensagens cada (6 recebidas e 6 enviadas); 150 clientes ativos com 10 mensagens por mês cada (5 e 5); 150 avisos de andamento por template de utilidade.

Item	Conta	Valor
Vensy Core (5 mil mensagens processadas)	3.000 + 1.500 + 150 = 4.650	R$ 297,00
Mensagens de serviço (Meta)	1.500 + 750 = 2.250 enviadas, 1.000 grátis, 1.250 x R$ 0,0350	R$ 43,75
Templates de utilidade (Meta)	150 x R$ 0,0350	R$ 5,25
Total estimado		R$ 346,00

Os seis usuários não mudam a conta. Se um mês passar de 5 mil mensagens, um pacote extra de 2 mil custa R$ 120 no Core, e os créditos não expiram. Veja preços e o guia quanto custa a API oficial.

O que a OAB e a LGPD exigem no WhatsApp do escritório?

Exigem publicidade informativa, sem captação de clientela, e sigilo sobre tudo o que o cliente conta. Na prática, isso muda como o escritório usa campanhas e quem acessa as conversas.

• Publicidade informativa. O Código de Ética e Disciplina (art. 39) e o Provimento 205/2021 (art. 3º) exigem publicidade de caráter informativo, discreta e sóbria, sem captação de clientela nem mercantilização.
• Mensagens a destinatários certos. O Código veda mala direta com intuito de captação (art. 40, VI). Mensagens a destinatários certos são permitidas, desde que não ofereçam serviços nem representem captação (art. 46, parágrafo único). Use campanhas só para avisos a clientes e contatos que pediram para receber, como mudança de endereço ou horário de recesso. Nunca envie oferta de serviços para listas.
• Sigilo profissional. O advogado deve guardar sigilo dos fatos que conhece no exercício da profissão, e esse sigilo é de ordem pública (arts. 35 e 36). Centralize o atendimento no número do escritório e não coloque documentos de clientes nos arquivos da IA.
• Dados sensíveis. Casos previdenciários costumam envolver laudos médicos, e dado de saúde é dado pessoal sensível pela LGPD (art. 5º, II). A lei também exige medidas de segurança técnicas e administrativas (art. 46).
• Controle de acesso. Na Vensy, os dados ficam separados por empresa, cada pessoa tem um papel e as ações administrativas ficam registradas em auditoria.